officetips

A messy desk is a messy mind? An empty desk is an empty mind?

shutterstock_297886847

Structuur, voor sommigen de enige manier om te overleven, terwijl anderen “driving on chaos!”

Het is niet zo dat ik zelfs de theedoeken onder het strijkijzer gooi, maar ik ben wel heel strikt in witte en bonte was. Ik maak wel duidelijke overzichten tussen wat privé tijd is en welke tijd ik zakelijk moet besteden. Dat er soms een overloop in is, stoort me niet, maar als een soort routeplanner kom ik gemakkelijker op mijn eindbestemming aan.

Hoe anderen dat doen vraag ik me wel eens af, die verstaan de kunst uit een stapel papieren meteen het juiste velletje te trekken als er iemand belt. Als ik dan naar hun computer kijk zie ik op het scherm wel 80 verschillende icoontjes staan.  Voor mij een manier om te beseffen dat het geen wonder is dat ze me gebeld hebben, structuur nodig hebben. Al is het maar voor even… een lijn leren ontdekken in wat er ook nog mogelijk is.  Zo iemand geeft me de vrijheid en de kans om éénmalig wat meer structuur aan te brengen in zijn of haar denken. Voor mij een persoonlijke uitdaging om iemand ervan te overtuigen om op eenzelfde manier als ik te werken.

Heb je een documentje nodig? Welke klant? Ok, Klant mappen; klant map; WORD bestanden; vergaderverslag; Datum verslag; HOPPA daar is het. Factuur nodig?: Welk jaar; Welke maand; Welk factuurnummer; HOPPA daar is het.

Emailtjes (alleen die echt bewaard moeten worden) van een project haal ik uit Outlook, kopieer is als een .pst bestand naar de map emailcorrespondentie en zo hou ik alles bij elkaar.  PDF-files Excel bestanden, AI-formats, JPG en PNG allemaal bij elkaar in 1 map zodat ik het gemakkelijk terug kan vinden.  Powerpoint Presentaties en eventuele telefoonnotities, zelfs handgeschreven aantekeningen worden gescand.  Alles heeft via een vaste structuur zijn plek onder de klant of onder het project.

Waarom ik dat gemakkelijk vind? Zoeken is voor mij nooit verder weg dan drie keer klikken. Als ik het dan niet gevonden krijg, dan kan ik mijn computer nog opdracht geven om te zoeken. En die vind het sneller dan dat ik door negen stapels papier zou moeten schieten.shutterstock_196106606

Wil je een voorbeeld zien? Wil je weten hoe ik dat doe? Vind je het leerzaam om je computer, je bureau je kantoor en daarmee ook je hoofd een keer op te ruimen…. Je houdt zoveel plek over!

Je hoeft nooit meer te zeggen dat je het even niet kunt vinden, terwijl je het eigenlijk gewoon kwijt bent…….

Bel of mail me voor het maken van een afspraak, mijn kosten worden duidelijk vooraf, dus zelfs daar geen verrassingen meer.