officetips

…. En toen hij zich dat realiseerde, veranderde de naam Joost in Piet Paniek!

Er was eens een ondernemer, laten we hem Joost noemen. Joost is een kei in het overdragen van kennis, daar is hij echt heel erg goed in. Hij had bedacht dat hij het snelst een grote groep mensen bij elkaar kon krijgen op een evenement, dat moest dan nog wel georganiseerd worden. En toen hij zich dat realiseerde veranderde de naam Joost in Piet Paniek! shutterstock_175225373

 

Hoe moest dat een evenement organiseren? Wat komt daar allemaal bij kijken, wat moet er dan allemaal gebeuren en waar moet je rekening mee houden? Joost mag het weten! Maar hij wist het niet.  ’s Nachts werd hij badend in het zweet wakker omdat hij geen idee had hoe mensen zich moesten aanmelden en wat voor rompslomp het allemaal met zich mee zo brengen, Joost had het bijltje er al bijna bij neergegooid.

’s Ochtends vertelde Joost aan zijn vrouw over zijn droom en waarom hij er nog zo moe uit zag. Totdat zijn vrouw hem vertelde over ene Petra, die zij onlangs tijdens een netwerkdiner had horen vertellen over haar werk als Personal Assistent. “Bel Petra maar, die regelt het wel!”

En zo werd ik gebeld door Joost.

Diezelfde middag nog zaten we aan tafel, hij vertelde wat hij wilde doen, ik maakte een plan van aanpak en verdeelde de taken tussen hem en mij. Wat ik kon doen, deed ik, wat hij moest doen ging naar hem. Er werd een adressenlijst door mij gemaakt, een uitnodiging, een event op Eventbrite aangemaakt, want ik maak het mezelf niet onnodig moeilijk als er handige systemen voorhanden zijn.

Er werden twee geschikte locaties gevonden, nam zijn wensen nog eens door en besprak deze in 15 minuten met hem aan de telefoon. Hij koos de definitieve locatie op basis van eigen ervaringen en vroeg me om de overige communicatie uit handen te nemen. Joost mocht het inderdaad weten, maar Petra ging het allemaal regelen. De tomatensoep en 2 vegetarische soepjes, de broodjes en ook daar rekening gehouden met dieetwensen. Het diner en zelfs de uitrijkaartjes voor na het evenement. Joost belde regelmatig met vragen die hem te binnen schoten en uit ervaring waren de belangrijkste zaken allemaal geregeld. Zoiets onbenulligs als een whiteboard, markers, koffie en thee en zelfs een kleine versnapering… daar heeft hij zich geen seconde druk over hoeven maken.

De grote dag was aangebroken en ik had me ’s ochtends al vroeg naar de locatie van het event verhuisd. De zorgvuldig uitgeprinte badges meegebracht, een stuk of 10 lege, wat aanvullende informatie, visitekaartjes en zelfs de EHBO trommel zat keurig in de tas.

“Goede morgen! Wilt u even de presentielijst tekenen?” en zo verwelkomde ik de gasten, wees ze naar de kapstok of toilet, hielp ze met een oplader voor hun telefoon enzovoorts enzovoorts.Keep Calm20141105193721

Joost heeft zich alleen maar druk hoeven maken over zijn eigen presentatie. De rest kwam op een presenteerblaadje!

Al met al een geslaagd evenement. Iedereen heeft het naar zijn zin gehad, het is allemaal vlekkeloos verlopen, Joost heeft zijn verhaal kunnen doen en er waren zelfs al inschrijvingen voor de vervolgsessies, want als je naar een evenement van Joost gaat, weet je dat het tot in de puntjes verzorgd is.  Klanten blij, Joost blij, ik trots. Wat heb ik toch een geweldig werk!