officetips

Er was eens….. een dag uit het leven van een VA

Er was eens………

Zo beginnen sprookjes, maar ik wil jullie gewoon laten kennismaken met een dag in mijn leven! Hoe begin je dan?
wat kan ik voor je doen
Vanochtend stond ik op en heb ik eerst van alle klanten de mailboxen weggewerkt. Bekeken wat urgent was en naar dat wat verder die dag gepland kon worden. Je krijgt zoveel handigheid en dat snellezen dat helpt natuurlijk ook. Zo heeft één klant dan slechts een to do lijstje, waar hij van boven naar onder aan kan werken.

Dan lees ik het Blog van een andere klant, ik modereer de vragen die daarop gedurende de dag binnen komen dus is het wel handig als ik weet waar hij over geschreven heeft. En terwijl de koffie pruttelt, lees ik het nog eens goed door. Dan moet ik als de wiede weerga bloemen bestellen, want zijn partner is vandaag jarig, hij is dat 100% zeker vergeten, maar waardeert het enorm als hij straks een betalingsautorisatie van zijn creditcard krijgt! De verhuisdozen voor een andere klant zijn besteld en ik heb uitgezocht waar ze vlakbij en voordelig een grote vrachtwagen kunnen huren die je nog met een Rijbewijs B mag besturen.

Tussendoor pleeg ik wat telefoontjes voor een andere klant en maak tijd om te schrijven aan mijn eigen blog. Soms moet ik jullie weer vertellen wat er die dag allemaal gebeurd is.
Oh, de bank-map klaarleggen voor een andere klant, die komt hij ophalen om het kwartaal af te sluiten.
Voor hem doe ik de boekingen van de bank, gedeeltelijk automatisch, maar ik krijg ook scans van facturen die én geboekt moeten worden in Exact, én waar een betaling voor klaargezet moet worden. Hij heeft net als ik een hekel aan mensen die te laat betalen, dus betaalt hij zelf altijd keurig op tijd.

Mijn lunchpauze gebruik ik vandaag om lekker even naar het winkelcentrum te wandelen, een frisse neus, een zak appels en wat kleine boodschapjes, heerlijk ik kan er de hele middag weer tegen aan. Tussendoor rammelt de telefoon wel een paar keer, die kan ik gemakkelijk oppakken.

Eénmaal weer achter mijn bureau verwerk ik de visitekaartjes van de afgelopen meetings van een relatie van me, die komen allemaal in het CRM pakket te zitten, met de opmerkingen die hij achterop geschreven heeft. En nadat de post is binnen gevallen, vis er daar meteen het handgeschreven manuscript uit van een lokale schrijver die nog echt met de hand zijn boek aan het schrijven is. Ik vertaal dat doktersgekriebel in goed Nederlands in een WORD bestand, zodat straks de uitgever en de drukker er meer mee kunnen. Soms kan hij zijn eigen handschrift niet lezen zegt ie, maar ik tover er altijd dezelfde mooie volzinnen uit, die hij bedoeld moet hebben toen hij ze schreef.

Twee foto’s verkleind, website tekst aangepast in een site van een klant en nu ga ik de aardappels schillen!
7 klanten vandaag allemaal keurig geholpen op een tijdstip wat voor hen belangrijk was. Ruim 200 mails doorgespit, 2 todo lijsten gemaakt, 25 antwoorden geschreven, 50 standaard antwoorden gemaild, en in de tussentijd nog zo’n 10 telefoontjes weggewerkt. Niemand heeft gezien gemerkt dat ik niet aan het werk was voor hem of haar, het loopt allemaal vlekkeloos in elkaar over. En terwijl ik nog vlug de facturen uitdraai van de webshop, vouw ik voor 18.00 uur deze allemaal in een enveloppe, doe er een postzegel op en zorg dat ze dezelfde dag nog op de bus zitten. Terwijl ik mijn aardappels afgiet, mijn groenten op tafel zet, schuiven mijn kinderen en man aan….. en dan rest mij nog maar 20 taken, die ik als Moeder en echtgenote ook nog wil doen…

Mam, waar liggen mijn sportschoenen, heb jij mijn wiskunde boek gezien, kun jij dat overhemd strijken? Schrijf even op dat we appelmoes nodig hebben, morgen komen Christa en Koen, moeten we wat lekkers halen enz. enz. enz… En als ik rond 19.00 uur mijn benen op de bank zwier, en er belt toch nog een klant, beantwoord ik zijn vragen alsnog, omdat ik weet wat het is om voor jezelf te werken… en dat doe ik met plezier!