officetips

Efficiënt werken en Social Media

Vandaag kreeg ik de vraag hoe ik dat nou allemaal combineer en overzichtelijk houd. Social Media, werken, gezin enzovoorts. Eigenlijk is het heel simpel……….zelfdiscipline.
Efficient werken is vooral zelfdiscipline.

Lifehacking
Lifehacking gaat over slimmer werken en slimmer leven: meer doen, in minder tijd op een leukere en slimmere manier. Lifehacking is gebaseerd op het Getting Things Done systeem van David Allen en is de meest gebruikte methode om slimmer en efficiënter de dagelijkse informatiestroom te verwerken.

Hoe doe je dat?
Probeer overzicht te houden en dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Want ook ik kan me de hele dag met Tweetdeck bezig houden en me via doorklikken op allerlei tweets en interessante sites helemaal verliezen, als ik dat wil. Maar dat wil ik niet, want ik houd ook van een opgeruimd bureau, een lege inbox en een “leeg” hoofd.  Hoe doe ik dat?

5 tips

Maak elke dag een to-do list
En werk deze ook af!
Plan realistisch en verbindt aan elke taak een tijd, waar je je ook aan gaat houden.
Plan hier ook tijd voor je inbox en Social Media.
Mocht er toch iets tussen je planning komen, wees dan flexibel.
Voor de thuiswerker: als je je prettig voelt door werken en huishoudelijke klusjes af te wisselen dan zet je dat gewoon op je to-do list. Zo lang de lijst maar realistisch is.

Breng structuur in je dag
Maar dat hoeft niet te betekenen dat je terugkerende taken altijd op hetzelfde moment moet doen. Dit lijkt alsof het elkaar tegenspreekt, maar structuur betekent niet dat elke dag een sleur moet worden. Keuzes maken, plannen en organiseren zijn essentiële vaardigheden om efficiënt te kunnen werken. Als je ’s ochtends betere resultaten haalt door eerst een uur te werken aan een project en pas daarna je e-mail te lezen, dan is dat jouw structuur voor die dag. En morgen kan dat weer anders zijn.

Hou je inbox leeg
Maak op één of twee momenten per dag je Outlook mailbox leeg door:
* Mail die je in 2 minuten kan afhandelen meteen te doen.
* De overige mail te “vlaggen” of naar een map te slepen.
    Deze mappen hebben de naam “wachten”, “actie deze week”, “actie later”.
    De mail in deze mappen werk je één voor één af als je even “niks” te doen
    hebt.
* Laat nieuwsbrieven en Linked In-mail via Extra -> Regels in een aparte map
    binnenkomen en lees deze mail wanneer het jou uitkomt.

Maak gebruik van Tweetdeck
Een handige tool waarmee je overzicht houdt in de binnenkomende tweets (en berichten van je andere Social Media accounts). Maak kolommen voor mentions, direct messages, lijsten die je volgt en kolommen met voor jou belangrijke keywords.

Stel prioriteiten
Focus je op datgene waar je mee bezig bent en laat je niet afleiden door telefoon, mail, tweets, noem maar op. Je zult merken dat je sneller klaar bent en tijd over houdt.

Extra tip

Besteed uit
Er zijn taken die je heel veel tijd kosten en die je niet leuk vindt. Als je die uitbesteed, houd je zelf tijd over om dingen te doen die je wél leuk vindt en waar je geld mee kunt verdienen.

Tot slot wil ik je nog meegeven:
Doe vooral dat wat bij je past en waar jij je prettig bij voelt, want pas dan werkt het!