officetips

Het Nieuwe Werken: hoe pas jij dit toe?

Vorige week bracht ik met de Nederlandse Belangenvereniging voor Freelance Secretaresses (NBFS) een werkbezoek aan Microsoft in Amsterdam. Hét voorbeeld voor het Nieuwe Werken.

In deze filmpjes zie je een compilatie van het werkbezoek en de reis van Microsoft om tot het Nieuwe Werken te komen.

Wat is dat nou Het Nieuwe Werken en hoe pas je dat toe in jouw organisatie hoe groot of klein die is?

Het Nieuwe Werken is een andere manier van werken en samenwerken ondersteunt door de laatste technologie.
In het ++-Nieuwe Werken gaan mensen en organisaties flexibeler om met arbeidstijd en werkomgeving.
Hierdoor voelen mensen zich prettiger en wordt de organisatie productiever.

Dat is mooi gezegd maar hoe doe je dat in de praktijk?

En nee, daar hoef je echt niet de duurste software en andere ingewikkelde programma’s voor te hebben. Het is vooral beginnen met de mindset dat we allemaal werken volgens deze methode en gebruik maken van de tools die er al voor zijn, veelal gewoon gratis. 

Hoe communiceer je dan met elkaar.

Je kan met elkaar communiceren via e-mail maar dan vervuilt wel je mailbox. Je kan ook gebruik maken van msn. Zet dit de hele dag open en je kunt net zo makkelijk even wat overleggen dan wanneer je met collega’s samen op kantoor zit.

Agenda beheren en delen kan via een Exchange server maar werkt ook prima met Google Calendar. Met Google Docs of Dropbox deel je samen je documenten. Hiervoor is het niet nodig om een vast kantoor met een vaste computer en netwerk te hebben. Je kan online altijd en overal bij je documenten en de agenda.

Dit kan alleen maar goed werken als je van tevoren wel goede afspraken met elkaar maakt over de manier waarop je met elkaar communiceert. Binnen het team waar je in werkt dien
je goede afspraken te maken over het aantal fysieke contactmomenten en goede werkafspraken te maken.

In het Nieuwe Werken maak je werkafspraken met elkaar en daar hou je je ook aan, maar is dat in het Oude Werken niet anders? 

Wat is de rol van de secretaresse dan nog?

De secretaresse verdwijnt niet maar wordt steeds meer een assistent van de manager of van de afdeling. Het werk van de secretaresse blijft nog steeds de rol van ontzorgen en zorgen dat de leidinggevende zijn of haar werk goed kan doen. En dat is dus niet koffie halen, dossiers klaarleggen, e-mails printen en bezoek ontvangen.

Wat is het dan wel in de praktijk?

Als secretaresse zorg je er nog steeds voor dat de manager of het projectteam het werk goed kan doen, kan excelleren. Je bewaakt termijnen, verzamelt informatie, organiseert en doet dingen waar jij goed in bent. Je bent een volwaardig lid van het team met een eigen rol waarin je kunt groeien en je kunt ontwikkelen.  

Zijn er ook nadelen aan het nieuwe werken?

Een valkuil kan zijn dat je altijd aan het werk bent. Het is wel iets waar je aan zult moeten wennen, je privé en werk loopt door elkaar heen en ja dat betekent dus dat je om 9.00 uur eerst boodschappen doet en dat je om 15.00 uur de kinderen uit school haalt maar daar tegenover staat dat je ’s avonds nog even dat verslag aan alle leden doormailt of een vergadering verzet.

Je moet hier zelf de juiste balans in vinden.

Het Nieuwe Werken is een andere manier van werken dan we al jaren gewend zijn. Het is een andere manier van je werk inrichten op een andere manier samenwerken met gebruik maken van de nieuwste technologieën.

 Wat vind jij  van het Nieuwe Werken en hoe pas jij het toe?