officetips

Waarom een freelance secretaresse – deel 1

Wanneer huur je een freelance secretaresse in en waarvoor.

Dat kan om verschillende redenen zijn: vakantie, ziekte, zwangerschapsverlof, dan vervangt de freelance secretaresse de eigen secretaresse deels of volledig.
Je kunt ook een freelance secretaresse inhuren voor projecten, bij onverwachte of tijdelijke drukte, een vast aantal uren per week, variabele uren wanneer jij ondersteuning nodig hebt. Daarover vertel ik in een volgende blog.

Hier vertel ik nu mijn ervaringen met freelance opdrachten ter vervanging van een secretaresse.

 

Wanneer ik op een interim opdracht kom is er vaak toch iets aan de hand op een secretariaat waardoor het niet lekker loopt.
Vaak is er (te) lang gewacht met hulptroepen inschakelen en heeft men allemaal een tandje bijgezet om het werk gedaan te krijgen, totdat er te veel zaken blijven liggen en het overzicht kwijt is.

De opdracht begint met inventariseren wat er ligt aan werk, uiteraard wel met instructie want ik kom soms in een voor mij nieuwe branche en ieder bedrijf heeft zijn eigen werkwijze.

Vervolgens pak ik op wat er ligt en dat is vaak gewoon bovenaan de stapel beginnen en zo stuk voor stuk de taken aanpakken, de belangrijkste eerst. Mijn kracht is dat ik dingen snel oppak en snel ingewerkt ben.
Ondertussen kunnen de medewerkers dan “gewoon” hun eigen werk blijven doen en stapelt zich daar in elk geval niets meer op.

Wanneer de achterstand is weggewerkt ga ik structuur aanbrengen en een lijn uitzetten hoe bepaalde zaken het beste aangepakt en verwerkt kunnen worden, procedures omschrijven, zodat iedereen die nieuw begint weet wat er moet gebeuren. Dat kan al door bijvoorbeeld een handboek te maken met daarin de voorkomende werkzaamheden beschreven. Ook zijn checklisten bij bepaalde procedures handig om geen stappen over te slaan.

Vaak moet ook de weg naar het secretariaat teruggevonden worden en door andere afdelingen, medewerkers, leidinggevenden, projectleiders of managers weer taken bij het secretariaat neergelegd worden zodat zij ook hun eigen werk kunnen doen en ontlast worden.
Men moet weer het vertrouwen krijgen, ik zorg ervoor dat de basis goed is zodat een nieuwe secretaresse fris van start kan en haar taak verder kan uitbouwen.

Voor mij, als interim secretaresse, zit de taak er dan weer op en is het weer tijd om aan een volgende opdracht te beginnen.