officetips

Waarom een freelance secretaresse – deel 2

Hoe kun je een freelance secretaresse inzetten in een kleine onderneming?
Lees hier het verhaal van een ondernemer die een freelance secretaresse inhuurt:

“Een paar jaar geleden ben ik een eenmanszaak gestart. Inmiddels ben ik aardig gegroeid en heb personeel in dienst voor de productie en de verkoop.
En ik? Ik ben vooral bezig met werken in mijn bedrijf, mijn vak uit te oefenen!
Daarnaast ben ik, als directeur/ eigenaar overal verantwoordelijk voor: ik doe zelf de inkoop, het grootste deel van de verkoop, leid de productie-afdeling, doe alle zaken rondom personeel zelf  (behalve de loonadministratie), voer  functioneringsgesprekken, sollicitatiegesprekken noem het maar op.
Ik houd mijn eigen agenda bij, wel zo gemakkelijk want dan weet ik precies wat er speelt. Ik maak de facturen zelf, bereid mijn boekhouding voor het administratiekantoor voor. Contracten voor personeel, overeenkomsten met klanten, correspondentie met klanten en derden doe ik allemaal zelf, gewoon ’s avonds thuis of in het weekend.

Een valkuil is wel, wanneer ik met vakantie ben of erger nog plotseling weg kom te vallen, dat niemand eigenlijk weet wat er nou precies moet gebeuren en ik realiseer me dat dat me wel kwetsbaar maakt. Het zou handig zijn als er processen beschreven zijn. Misschien ook wel handig voor mij want ik moet soms nog wel eens nadenken of terugzoeken hoe ik iets een andere keer heb gedaan.

Het is jammer dat het vaak zoveel energie vraagt om alle regelende en organiserende taken, die ook heel belangrijk zijn, op orde te hebben. Deze taken kosten veel tijd, los van de dienst of het product dat je aanbiedt.

Een tijdje geleden besloot ik voor een paar uurtjes per week een freelance secretaresse of beter gezegd een management assistent in te huren. En dat had ik dus veel eerder moeten doen. Waarom?

Het is fijn dat je niet voortdurend iemand naast je hebt, maar als het nodig is dat er iemand is aan wie je een bepaald stuk van je werk kan uitbesteden. Niet het stuk werk dat gaat over de inhoud of waar je grote risico’s mee loopt, maar het werk waar je het voortdurend druk mee hebt. Ook heel belangrijk dat dat werk goed gedaan wordt. Maar dat soort werk geeft nooit ruimte in je hoofd om zaken eens goed door te pakken of uit te werken of nieuwe dingen te ontwikkelen. Je ontneemt jezelf kansen als je niet een aantal taken uitbesteed aan een freelance management assistent”.

Wil je weten wat ik ook voor jou kan betekenen om ervoor te zorgen dat het binnen jouw onderneming weer soepel loopt en jij ruimte in je hoofd krijgt om nieuwe dingen te ontwikkelen, bel of mail me dan.