Allememaggies, wat was het heet vorige week maar waar ik het nog heter van krijg is de gedachte dat ik na mijn 
vakantie al die mailboxen weer op moet schonen.
Hoe kun je daar het beste mee omgaan?
Als je vanuit huis werkt is het niet handig mensen te laten weten tot wanneer je op vakantie bent….”En de sleutel ligt onder de voordeur mat!” kun je er dan net zo goed inzetten.
Als je een Personal Assistant of een Virtual Assistant hebt dan kan zij je mailboxen waarnemen en alvast een voorsortering maken voor na je vakantie.
Als je geen Personal Assistent hebt zou je voor je vakantie een e-mail buddy kunnen zoeken, iemand die je vertrouwt, die je kunt machtigen om in je mailbox te gaan en namens jou je mailtjes kan beantwoorden.
Als je op kantoor zit met collega’s zullen jullie dit onderling wel goed geregeld hebben.
Wat je ook zou kunnen doen is ALLE email die binnenkomt tijdens je vakantie, automatisch in een vakantiemap laten binnenkomen. Stel je email als imap in op je telefoon of tablet Als je dan tijdens je vakantie een verloren paar minuutjes hebt kun je gemakkelijk in een kwartiertje tijd door je email schuifelen en bij grote paniek snel reageren.
In ieder geval, regel wat!
Én regel het VÓÓR dat je met vakantie gaat. Het is zoveel fijner dat als je terug komt je niet hoeft te worstelen.
Mocht dat onverhoopt wel zo zijn, heb ik hieronder nog wat tips voor je staan.
Na een periode van afwezigheid ga je als volgt te werk:
Normaal staat je Inbox ingesteld op: Gerangschikt op Datum.
Begin met Gerangschikt op Type. Ga dan naar alle vergaderverzoeken die zijn binnengekomen en werk deze een voor een af.
Hierna sorteer je de Inbox op Onderwerp en zo krijg je alle mails die over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar gegroepeerd en zie je in een oogopslag de hele discussie en de meest recente mail en kun je beoordelen wat je hiermee wil.
En andere mogelijkheid is nog om te sorteren op naam om zo alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te krijgen.
Juist voor deze mailberg geldt: werken volgens de 2-minutenregel!
Fijne vakantie!
