Deze zomer is er niet eentje die we graag ieder jaar voorbij zien komen, de regenachtige dagen lijken in sommige gevallen op mijn mailbox!
Er gaat geen dag voorbij of er komt in mijn mailbox wel een regenbuitje voorbij
.
En of dat nu de zoveelste aanbieding is voor afslankpillen of een gewenste nieuwsbrief, dat kun je van te voren niet zeggen. Het is niet altijd gemakkelijk om de zonnestralen tussen al die buitjes uit te vissen, maar in alle mailbombardementen zitten natuurlijk ook gewoon echt belangrijke mails tussen, klanten die vragen hebben en zelfs nieuwe opdrachten.
Wij hebben als gezin dit jaar besloten een aantal van die regenbuien te ontvluchten, we gaan op vakantie!
Wat kun je doen om je mailbox tijdens de vakantie toch een beetje bij te houden? Zodat die er niet zo uitziet als je tuin die helemaal is overwoekerd!
Het is sowieso verstandig om een afwezigheidsmelding te maken. Een “auto-responder” die namens jou laat weten dat het beantwoorden van de mail wat langer op zich kan laten wachten….. en de reden kun je daarbij zelf invullen.
Je kunt een e-mail buddy aanwijzen op kantoor, iemand die je vertrouwt met je zaken, een afdelings-assistent die gemakkelijk de klanten herkent en die er tussenuit vist.
Je kunt een Personal Assistent inhuren, iemand die volgens vooraf vastgestelde regels, een aantal van je e-mails kan beantwoorden, leest en filtert of er daadwerkelijk op de ALARM knop gedrukt moet worden. Zo ben je in ieder geval verzekerd van een rustige vakantie en laat je niet je dagen leiden door het lezen van je mail.
Je kunt alle e-mails in een soort “vakantiemap” laten binnenkomen, de mail van je belangrijkste adressen kunnen dan binnenkomen op een map die je ook op je telefoon of tablet kunt lezen. Besluit dan wel dat je nooit langer dan 15 minuten per dag door je mail fietst, zodat je het vakantiegevoel natuurlijk wel behoudt.
En als je terugkomt, stel je mailbox dan een paar keer anders in, niet alleen op datum, maar bijvoorbeeld op type mail.
Normaal staat je Inbox ingesteld op: Gerangschikt op Datum.
Begin met Gerangschikt op Type. Ga dan naar alle vergaderverzoeken die zijn binnengekomen en werk deze een voor een af.
Hierna sorteer je de Inbox op Onderwerp en zo krijg je alle mails die over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar gegroepeerd en zie je in een oogopslag de hele discussie en de meest recente mail en kun je beoordelen wat je hiermee wil.
En andere mogelijkheid is nog om te sorteren op naam om zo alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te krijgen.
Juist voor deze mailberg geldt: werken volgens de 2-minutenregel!
Nog meer tips? Bel me dan eens gewoon voor het maken van een afspraak, ik maak graag tijd voor je. Doe dat voor je vakantie, dan is er voor je vakantie al een hoop geregeld!
Fijne vakantie!