“Oh dat bestaat dus echt het Geheim Genootschap van secretaresses? Zoals in Suits? Waar Donna het opperhoofd is!”, zegt mijn zoon als ik tijdens het avondeten een anekdote vertel over mijn werk.
Wat is het Geheim Genootschap van secretaresses. Of executive assistants, management assistenten, office assistants of hoe we onze beroepsgroep ook noemen. Ik houd het hier gewoon lekker ouderwets bij secretaresse.
Wat is het geheim genootschap dan precies? Het is niet geheim of beter gezegd het is geen officieel bestaand genootschap waar je lid van bent of een organisatie met een dubbele agenda.
Het is niet anders dan een goed netwerk hebben en de juiste contacten en dat is dus niet alleen op directieniveau maar zeker ook in de assistentenlaag. Dat jij weet bij wie je moet zijn en of je met je collega iets kan regelen.
Je hoort, ziet en weet alles en ondertussen hoor en zie en weet je natuurlijk niks!
Misschien ken je het wel, het old boys network? Een groepje directeuren die elkaar allemaal de bal toespelen. Menig, nog niet toegelaten directeur doet er alles aan om in de zogenaamde inner circle te komen. Dan helpt het Geheim Genootschap daar uiteraard als vanzelfsprekend aan mee.
Als secretaresses onderling heb je regelmatig contact, je belt elkaar regelmatig om plekjes in de agenda van de directeur te krijgen of om ergens de deur alvast op een kiertje te zetten.
Werkt dat zo alleen binnen grote organisaties? Welnee. Ik werk al meer dan 10 jaar als virtueel assistent en voor mijn verschillende opdrachtgevers zit ik in zo’n “Geheim Genootschap”.
Meestal weet ik snel mijn weg te vinden naar de juiste mensen en zorg dat ik met hen in contact blijf. Je hebt elkaar nodig. Soms wil jij iets van hen en soms hebben ze iets van jou nodig, zoals bijvoorbeeld die afspraak op korte termijn.
Vaak krijg ik dan van de andere secretaresse voorinformatie, over waarom iets snel zou moeten en kan het dan beter overbrengen op mijn opdrachtgever. Zo krijgen de twee directeuren sneller een afspraak met de juiste intenties, de afspraak is namelijk zonder enig ego gemaakt.
Niet voor niets zegt men: “Kennis is macht!” daarmee zijn Kennissen in ieder geval machtiger!
Dat is uiteraard niet enkel in grotere organisaties, als Virtueel Assistent, maak ik onlosmakelijk deel uit van het team van mijn opdrachtgevers. Bij ieder van hen heb ik mijn eigen connecties opgebouwd. Dat levert direct een voordeel op voor mijn andere opdrachtgevers, ik neem mijn netwerk namelijk overal mee naar toe.
En natuurlijk doe ik er zelf ook mijn voordeel mee. Wanneer ik wil dat iemand iets te horen krijgt, maar niet van mij, dan laat ik het soms wel eens vallen bij de juiste secretaresse. Gegarandeerd dat de boodschap op het juiste moment op de juiste plek komt. Dat is niet stiekem of niet eerlijk, maar zo werkt het Geheime Genootschap nou eenmaal beter en sneller!