officetips

Ben je bang voor een volle mailbox na de kerstvakantie?

Plan je na terugkomst van vakantie eerst een dag om door je mailbox heen te worstelen?

Dat is niet nodig,shutterstock_197145110 ik geef je een tip om sneller door je mailberg heen te worstelen. Want wil je echt alle emails van de afgelopen twee weken lezen?

Na een periode van afwezigheid ga je als volgt te werk:

Normaal staat je Inbox ingesteld op: Gerangschikt op Datum.

Begin met Gerangschikt op Type. Ga dan naar alle vergaderverzoeken die zijn binnengekomen en werk deze een voor een af.

Hierna sorteer je de Inbox op Onderwerp en zo krijg je alle mails die over hetzelfde onderwerp gaan bij elkaar gegroepeerd en zie je in een oogopslag de hele discussie en de meest recente mail en kun je beoordelen wat je hiermee wil.

En andere mogelijkheid is nog om te sorteren op naam om zo alle mails van dezelfde afzender bij elkaar te krijgen.

Voor  het verwerken van je email kun je werken volgens de 2-minutenregel:

De 2-minutenregel.

Alle berichten die je binnen 2 minuten af kunt handelen doe je meteen. Elk ander bericht sleep je naar een map. Je kunt hiervoor mappen maken: Urgent, Actie, Wacht op antwoord.

De mappen Urgent en Actie verwerk je op een moment dat je die dag hiervoor hebt ingepland.

Deze regel is niet nieuw en ook niet door mij verzonnen, maar bedacht door David Allen van Getting Things Done,  http://gettingthingsdone.com/2014/02/lifehackers-take-on-the-2-minute-rule/